FACTURA ELECTRÓNICA A LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA

 

 

Desde el 15 de enero de 2015 es obligatorio la emisión de facturas electrónicas en formato Facturae a las Administraciones Públicas y a su presentación a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.

 

¿Para quién será obligatorio?

Para todos aquellos proveedores que entreguen bienes o presten servicios a la Administración Pública. Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado (Administración General del Estado (Estatal), Comunidades Autónomas (Autonómica) y Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos Insulares, etc.) así como a Organismos autónomos, Universidades Públicas, Entidades de Derecho Público, Órganos Constitucionales, Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

Existen excepciones a esta obligación para las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales así como para las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca directa o indirectamente a una administración pública.

 

¿Qué es Facturae?

                Facturae es el formato XML de la factura electrónica establecido para operar con las Administraciones Públicas.

Las facturas electrónicas que se remitan a las AA.PP. deberán estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1) y estar firmadas electrónicamente mediante un certificado electrónico reconocido.

Más información en www.facturae.es.

 

¿Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones Públicas?

Se enviarán a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales. De este modo habrá diversos puntos general de entrada de facturas electrónicas, salvo que las Comunidades Autónomas o las Entidades Locales, en aplicación del principio de eficiencia, se adhieran al punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe)

Los puntos generales de entrada de facturas electrónicas le permiten también conocer el estado de tramitación de sus facturas.

Muy importante: el envío de la factura electrónica al punto general de entrada producirá su registro automático en un registro electrónico administrativo, satisfaciendo así la obligación de que todas las facturas dirigidas a las AA.PP. tengan que registrarse en un registro administrativo.

La dirección FACe para la presentación de las facturas es: http://face.gob.es.

 

¿Cómo se indica el destino de la factura electrónica?

Para que la factura electrónica dirigida a la Administración Pública llegue al destinatario que le corresponda habrá que identificar entre estos tres códigos de las unidades administrativas:

  • Oficina Contable: Será el que corresponda a la oficina contable en la que deba contabilizarse el gasto justificado con dicha factura.
  • Órgano Gestor: Estará en función del centro gestor al que corresponda la factura.
  • Unidad Tramitadora: Dependerá de la unidad tramitadora a la que le corresponda la tramitación de la factura.

 

Operativa de trabajo.

  • Conocer de cada cliente de la Administración Pública su Punto General de Entrada de Facturas o si se han adherido al de la Administración General (FACe) y si es así preguntarle sus tres códigos administrativos: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora.
  • Para cada cliente de la Administración Pública es necesario conocer si su factura tiene algún nuevo campo o extensión del formato Facturae a tener en cuenta, por el sector al que pertenece o por requisito de su Punto General de Entrada de Facturas.
  • En la web de FACe se puede confirmar que un cliente de la Admisnitración Pública está dado de alta en FACe y sus tres códigos administrativos consultando en el Directorio de Unidades del sitio web de FACe.
  • Conociendo los tres códigos administrativos se procederá a generar el fichero .xsig de factura en formato Facturae firmado con el certificado digital. Este fichero se generará desde el aplicativo de cada empresa y si no se dispone de ninguno se podrá generar desde un programa que se puede descargar desde el sitio web de
  • Enviar el fichero generado, en caso de FACe a través de su sitio web: http://face.gob.es

 

¿Qué hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a las Administraciones Públicas?

Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, al igual que si se hubiera tratado de una factura en papel, garantizando su legibilidad, la autenticidad del origen de la factura y la integridad del contenido, estando estos dos últimos requisitos garantizados por la firma electrónica que se realizó al crear la factura electrónica.

Más información en www.facturae.es y http://face.gob.es.

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